من كومة من الإيصالات إلى البيانات المالية المدققة، يقول مستشار المحاسبة جرانت بيتمان أن المؤسسات الصغيرة والمتوسطة بحاجة إلىالسيطرة و التحكم في سجلاتهم في وقت مبكر.
احد مميزات التشغيل في بيئة الصفر % الضريبية هوالحاجة المنخفضة لإصدار بيانات تمويل بشكل منتظم لضريبة الدخل أو أي ادارات حكومية اخرى. في حين أن هذا يبدو رائعا في خصوص مستوى منخفض من الادارة ، فإنه يمكن أن يعني أيضا أن المؤسسات الصغيرة والمتوسطة هي أقل انضباطا عندما يتعلق الأمر بحفظ سجلات رسمية للحساب.
يستمر ذلك في إدهاشي كيف أن الكثير من اللأعمال في المنطقة – ليست فقط الناشئة بل الأعمال الأكثر نضجا أيضا – لديها بنية صغيرة أو بدون بنية فيم يتعلق بسجلات تقاريرهم المالية.
من المهم للشركة الصغيرة والمتوسطة أن تعرف من يمكن ان يكونوا مستخدمي السجلات المالية، ولماذا هناك حاجة ماسة للسجلات.
السجلات يمكن أن تُطلب عن طريق:
- سلطات الترخيص، عند تجديد التراخيص التجارية
- البنوك والمقرضين، سواء أكان سحبا على المكشوف، قرضا أو تمويل آخر (حتى لو كان قرضا لشراء سيارة، لرواد الاعمال من اصحاب المشاريع الخاصة)
- العملاء، كوسائل للتأهيل كمزود خدمة للشركات الأكبر والمؤسسات الحكومية
- الموردون، لتمكين شروط الائتمان بدلا من النقود عند التسليم، على سبيل المثال.
أو تكون هناك حاجة للسجلات عندما…
- زيادة مبالغ الاستثمار
- البحث عن بيع محتمل للمشروع
- شريك يدخل أو يخرج من المشروع
- وجود خلافات في الشراكة أو في حالة حل المشروع
- مالك المشروع يريد متابعة أداء المشروع.
بوضع ذلك في الاعتبار، كيف يمكن لمؤسسة صغيرة ومتوسطة ارضاء الحاجة للمعلومات المالية في كل تلك الظروف، بدون وجود نظام مخطط في داخلها؟
دائما ما تمر المؤسسات الصغيرة والمتوسطة من خلال هذه المراحل – والسقطات – أثناء بنائها لعملية حفظ السجلات…
- مرحلة الإنشاء: في الوقت الذي تبدأ فيه الفكرة بالتحول إلى عمل حقيقي يبدأ المؤسس في حفظ قائمة بكل المصاريف. أحيانا يكون ذلك مجرد ملف مليء بالإيصالات.
- المنظمة تبدأ: تبدأ العملية في اتخاذ شكل اوضح، محاولة تتبع المشروع باستخدام برنامج إكسل أو برنامج مشابهة. يتم عمل الفواتير باستخدام برنامج وورد أو إكسل، ويتم الاحتفاظ بملفات مستقلة لتعاملات البنوك، والتعاملات النقدية، والعملاء،الموردين والموظفين. مع ذلك، يؤدي ذلك عادة إلى شيء من الفوضى وعدم الكفاءة، وذلك بسبب عدد الملفات المنفصلة التي يجب المحفاظة عليها والوقت الذي تستغرقه تلك العملية.
- طفرة النمو: نمو العمل يخلق تحديا لوقت المالك/ المؤسس وعلى نحو متزايد يتم دفع تلك المهمة جانبا، خاصة إذا كان ذلك عبر النظام اليدوي البطيء والمرهق. تتقهقر السجلات للوراء وتصبح مهمة اللحاق بالركب مهمة صعبة جدا.
- الحاجة إلى البيانات المالية (المراجَعة أحيانا): يتم طلب البيانات لمورد أو عميل، بنك، مستثمر..الخ، وهناك حالة شاملة من الذعر للحصول على الكتب في وقتها. في أقصى الحالات، يمكن أن يصبح ذلك فجأة باهظا للغاية. التأخير في تقديم المعلومات يمكن أن يؤدي إلى فقدان الثقة من قِبل المستخدم الذي يطلب للمعلومات … وفشل محتمل للمعاملة.
كما هو الحال مع المستخدمين الخارجيين للمعلومات المالية، ذلك من الأهمية بمكان للمشروع نفسه ليعرف من هو المدين له بالمال، وكم حجم المال الذي يدين به المشروع للطرف الثالث وكم حجم المال الموجود في البنك.
نظام بلا بنية سرعان ما سيفقد المسارعن هذه العناصر الأساسية.
قرارات العمل الأساسية يمكن فقط تنفيذها من خلال استخدام معلومات موثقة عن المشروع. الحصول على سجلات مالية دقيقة ومحدَّثة هو أمر شديد الأهمية لعملية صناعة القرار.
بوضوح، من المهم أن يكون لديك نظام محاسبة مخطط في المكان من البداية، حيث أن الأطراف المعنية يمكن أن تظهر في أي لحظة من حياة المؤسسة الصغيرة والمتوسطة والقرارات التجارية الجارية التي يتعين القيام بها.
هناك بعض من الباقات المحاسبية سهلة الاستخدام والجيدة جدا للمشروعات الصغيرة في السوق، وهي كذلك فعالة من حيث التكلفة وتوفر مستوىً عالٍ من القدرات التقريرية مقارنة بتكلفتها.
في كل الحالات تقريبا، إذا استطعت استخدام برنامج إكسل، فانه يمكنك استخدام حزمة محاسبية للمشروعات الصغيرة وتخفض بشكل كبير الوقت المطلوب للمحافظة على سجلاتك، مما يعطي لموظفيك الثقة من خلال القدرة على الاستجابة السريعة لطلبات المعلومات المالية.
يمكن استخدام البرنامج بالحد الادنى من التدريب والدعم إذا تطلب المشروع ذلك. مع ذلك، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لتلك المهمة ، سواء من البداية أو مع ازدياد حجم العبء، لديه القدرة على إبقاء التكاليف تحت السيطرة بشكل أكثر فعالية من خلال تعزيز قاعدة المهارات بشكل أكبر بالنسبة للتكلفة، وبالتالي تقليل الحاجة إلى فريق مالي داخلي مكلف.
جرانت باتمان هو عضو في معهد المحاسبين القانونيين في أستراليا والمعهد الأسترالي للمدراء والمؤسس / المسؤول عن شركة TLB لخدمات استشارات الأعمال (الرابط بالانجليزي)، والتي توفر خدمات المحاسبة ومجموعة واسعة من الخدمات الاستشارية للمشروعات الصغيرة والمتوسطة.
نحن ندعو خبراء المؤسسات الصغيرة والمتوسطة للكتابة إلينا. اقرأ آراء الزوار الأخرى عن سوق المؤسسات الصغيرة والمتوسطة.
